人民慕课-权威的党政干部网上课堂




根据《公文条例》规定,结合各地办文工作实际,收文一般应当按照下列程序运行。

(一)签收

这是收文处理程序的第一个环节,指负责内外收发的收件人收到装公文的信函或公文袋后,对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

签收公文要逐件清点信封或文件包数量,检查密封是否完好,认真核对信件来文单位、受文单位、实际件数、信封编号、份数与签收单上的记载是否相符。核对无误后,在对方的送文簿、送文回单或送文收据上签名或盖章,并注明签收时间。发现问题应及时向发文机关查询,如系错送,应拒收或退回发文机关。如系急件,签收时应注明收到的具体时间。

 

收文机关如分了内、外收发的,外收发签收一般不拆封,内收发才拆封。

拆封又叫启封,拆封时要注意以下几点。

1.按规定启封。密件交机要室或机要人员启封,领导人的“亲启件”交本人或领导委托的秘书启封,其余件均由指定的文秘人员启封。

2.仔细启封。启封时要注意保持原件无损;发现文件有缺页、错装、错投等情况,要及时查询;重要信封(如初次来文机关的信封、上访信件等)可将原封附在来件后一并处理。

3.应及时拆封。


(二)登记

登记是就公文的特征和办理情况做记载,是公文收进、运转、处理的完整记录。搞好收文登记是保证公文处理正常运行的必要措施。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。


1.登记的作用

1) 对收入的公文登记注册,使之有据可查,从而有利于核对与保护公文。

2) 方便公文的查阅与处理。

3) 有利于掌握公文及其运转变化的有关数据,是催办、查办、统计公文的依据。

4) 可以作为公文交接的凭据。


2、登记的要求

1) 必须为实现公文管理的整体目标服务。收文登记是公文处理的起点,是一个重要的工作单元,它必须从公文处理系统的整体目标出发为公文分发、催办、查办、传阅、日常管理与立卷归档奠定基础及提供必要的条件。因此,收文登记的项目应完备适用,须将公文标题、密级、发文字号、紧急程度、发文机关、成文日期、主送机关、件数、收发文时间、流转去向等逐项登记清楚,若有附件还要注明附件名称。这样,使之成为公文交接的凭据,催办、查办、查阅的索引和档案检索的工具。

2) 力求减少公文登记的层次,简化手续,以提高公文处理的效率。

收文登记有单一式登记和综合式登记两种形式。单一式登记只登记文件本身具有的项目〔即前面(1)条中所列各项〕,虽简单明了,但功能单一,不能反映公文运转、办理情况,目前多不采用此法。综合式登记除登记单一式登记的所有项目外,还加承办单位或承办人、办理情况、复文号、办结情况等。这样,一看收文登记簿,就可了解到收文运转全过程。现在多采用这种登记方式。

收文登记通常不是一次完成的,而是边办边登,在多环节登记。为确保公文安全,除机关单位文秘部门外,各职能部门都要有收文登记,只是登记项目可从实际需要出发考虑增减。

3) 要求准确、保密。通常将秘密公文与一般公文分别登记。应当登记的收文不可漏登、误登。登记内容准确、清晰。


3.登记的形式和方法

收文登记可采用簿册式、卡片式、联单式等三种形式。

登记的方法,通常有以下四种。

1)分级登记  即按来文单位的级别分别登记,如中共中央文件、国务院文件、省委文件、省政府文件、市委文件、市政府文件等,都分开登录。

2)分类登记  即按收文业务性质分类,如分为党务、工交、农林、财贸、教科文卫等若干大类,分开登记。

3)分文种登记  如将办件、阅件、抄件、内刊、信息简报分别登录。

4)依收文时间顺序登记  即不分级、不分类、不分文种,按收文先后,编年度收文流水号登记。

上述方法各有利弊,目前(1)、(4)两种方法应用较多,有的也采用几种方法综合登记。总之要从各机关单位办文实际出发,采用合理、规范的登记形式和方法。


(三)初审

对收到的公文应当进行初审。

初审的重点是:是否应当由本机关单位、本部门办理;是否符合行文规则,行文关系是否恰当;内容是否合法及符合有关规定;文种、格式是否符合要求;涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签;是否符合公文起草的其他要求。

经初审不符合规定的公文应当及时退回来文单位并说明理由。为慎重起见,对不符合规定的公文,需经办公厅(室)负责人批准后方可退文。


(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)



网友评论

登陆 后参与评论

全部评论

人民慕课

447篇

最新文章

人民网旗下慕课学习平台

人民慕课致力于成为党政干部新媒体素养、舆情应对的网上课堂,成为社会主义核心价值观和中国文化的传播载体。

人民网版权所有,未经书面授权禁止使用

Copyright © by www.people.com.cn. all rights reserved