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(四)承办

按照《公文条例》规定,为简化流程,将机关实际操作步骤中的分送(办)、拟办、批办都并入了承办环节。涉及各机关公文办理体制机制的不同,公文办理环节、运行流程不尽一致。为阐述和学习方便,本书将根据《公文条例》规定,结合各级各类机关单位办文实际,将承办环节介绍如下。


1.分送(分办)

《公文条例》规定,“阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送”。分送(亦作分办、分发)是秘书部门根据有关规定或领导旨意,将登记后的收文分别发送有关部门或有关人员办理或阅知的环节。

合理确定阅件分送范围,应以充分满足工作需要、发挥文件最大效用、符合保密要求为原则。

分送时应根据不同情况区别处理。

1)领导亲启件直送领导者本人或指定的秘书。

2)涉及职责分工明确的一般公文,或参阅、知照性质的公文,可按规定直送分管业务职能部门或有关人员。

3)重要公文如属方针政策性的、关系工作全局的公文,以及一时不能断定承办部门的公文,应先送机关单位文秘部门负责人提出拟办意见,然后按领导批办意见办理。

4)合理运用传阅方式,让有关人员及时阅知公文。


2.拟办

《公文条例》规定,“批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理;需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限”。

拟办是机关、单位文秘部门对需要办理的公文提出初步处理意见,并提供必要的背景材料,以供领导人审批时参考。拟办是为领导决策提供咨询、参谋服务的重要环节。它可以发挥文秘部门熟悉公文处理情况的优势,为领导人办文起到参谋、助手作用,提高其办文效率。

拟办是针对批办性公文的环节,凡要求本单位或本部门贯彻执行、协商办理、审批答复的公文,必要时应拟办。

拟办时要注意:

1)认真阅读来文,掌握文件的主要内容与行文意图,对认定的需要提出拟办意见的公文有针对性地提出拟办意见。

2)尽可能提供准确的拟办依据。认真学习与公文有关的法规、政策,并查阅有关的公文与资料,必要时作重点调查研究,以使拟办的意见具有充分的政策依据、事实依据和科学依据。

3)拟办意见要明确规范、简明扼要。应根据来文要求和问题,明确提出拟请报批领导、建议承办部门和办理方式。若有两种以上处理方案,可一并提出,陈述利弊,说明倾向性意见及理由,以供领导抉择。必要时,还应附上与公文有关的上级的指示、规定、前案处理的材料等,以供领导审批时参考。

4)拟办要迅速及时。要注意来文时限,紧急公文要明确办理时限,及时送交领导批示处理。

5)需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。涉及机关单位相关职能部门职责权限的,应尊重部门意见,注意协商协调。


3.批办

这是机关单位(部门)的领导人对需要办理的重要公文批示执行或办理的原则与方法,并签署姓名与日期。

批办体现了对公文办理工作的集中领导,有利于防止分散主义,提高办文的质量。

1)批办方式

①对于常规型例行公文,如照例收到的通知、通报、报告、简报以及业务工作的请示等,可根据历年办理公文的规律,由机关主要领导人主持,于每年初研究制定出具体的处理方案,规定各种公文办理的方法。以后文件处理部门即可据此直接分送承办部门处理,可不再送领导批办。

②对于首次发来的非常规型的公文及重要公文,机关单位领导人要认真研究公文内容,充分地调查研究,结合工作实际,提出明确、可行的具体意见。

——对需要贯彻执行的上级机关来文,要批示组织实施的具体方案与意见;

——对需要具体办理的来文,要批示承办的单位(人员)、承办时限与承办要求;

——对需要撰稿贯彻执行或回复的来文,批办中要做交拟处理,即明确规定拟稿部门或人员,交代行文目的、意图,说明领导思路和对文稿的框架的大体设想,提出写作要点和要求,提示有关的背景材料和参考文件等;

——对只需阅知传达的来文,应批明传阅与传达的范围和时限;

——对需要两个以上机关或部门共同办理的公文,要批明主办单位。

2)批办应注意事项

①统一负责,合理分工。

对来文批办,亦是实施领导和管理的一项决策,是机关、单位领导人必须履行的职责。机关、单位的主要领导人必须统一负责,加强领导,既要明确规定机关单位各级领导人批办公文的职责范围,合理分工,实行分事纵向负责制,授权副职领导人与综合部门、职能部门的负责人在其职权范围内审批有关公文;同时,又要对政策性、全局性的公文亲自认真批办。为了避免决策失误,对于重要公文的批办,可组织集体研究或请有关专家咨询与论证。但是,主要领导人应勇于负责,防止事无巨细都要经过会议讨论争取人人认可,把本来应由自己决策的公文扩大到许多人,以致拖延了公文的承办时间。

在公文处理上,在加强集中领导的同时,还要分层负责,大胆放权,明确划清机关各层次负责人批办公文的范围,充分调动各层次独立办文的积极性。防止所有的公文都集中于机关主要领导人批办,使之陷入“文山”重压之下;也避免每一件收文都要由上至下逐级批示,徒然增加文件周转的环节与时间。贯彻分层负责制,要求各层次负责人在授权范围内认真审批公文,大胆负责,而不互相依赖、推诿或将矛盾上交。

②批办的意见要明确、具体、简明、扼要,便于承办人理解、执行。

③要提高批办效率,及时批办,防止积压;重要、紧急公文要优先批办。对已批办的公文要加强催办、查办,防止漏办与延误。

④领导人签阅公文,对有具体请示事项或者承办事项的,主批人应明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;对没有请示事项和承办事项的,圈阅表示已阅知。


4.承办

《公文条例》规定,“承办部门对交办的公文应当及时办理,有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕”。

承办即根据领导批办意见或有关规定,对承办性收文执行、办理或撰文答复。公文只有通过承办才能发挥作用,实现行文的目的。因此,承办是公文处理过程中的中心环节。

1)承办的方式

①以具体贯彻、落实、办理的方式承办,即有关部门、有关人员按领导批办意见,在工作实践中具体贯彻、执行、落实上级来文布置、规定的事项,办理平级或下级来文商洽或希望、要求办理的事项。

②以行文方式承办,即以转发(批转)性通知、答复报告、批复、复函等行文方式处理收文。书面方式承办,从撰稿开始,就由收文程序转入了发文办理程序。

③以其他方式承办,即承办人员按领导批办意见或有关规定,不以行文方式,而以会议、电话、面谈、抄写、复印批文批语等形式执行来文规定任务,办理或答复来文要求办理的事项。

2)承办的要求

①统筹规划、妥善安排,即对公文分清主次缓急,有计划、有步骤地办理;确保紧急、重要的公文优先迅速办理,所有公文都要限时办理、及时办理。

为使承办工作井然有序、主次分明,承办人员应将需要办理的公文分别置于“急要件待办”“一般件待办”“办结”等几个卷宗之内,每天按时检查,做到心中有数,以免待办的公文积压。限期内不能完成的,应向来文机关说明原因。

②按照归口处理、分级办理的原则,及时承办。

各机关单位、职能部门在承办公文时,凡属部门职权范围内的事项,部门要抓紧认真办理,不得延误、推诿,并直接答复呈文部门;紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。凡涉及其他部门职权或者业务的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,相关部门要积极配合,然后根据协商意见,单独或联合答复来文单位。以公文形式答复的,要抄送交办机关销案;以其他形式答复的,要将处理结果告知交办机关销案。

对交办事项中必须报请上级领导机关审批的重要事项,应由承办部门书面提出明确的处理意见;涉及其他部门的,应与其协商并取得一致意见,然后报请上级领导机关审批,有分歧时,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。若需批复或函复的,承办部门要代拟复文稿。

对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。

③提高办文效率,实行限时办结制。

——对上级或领导机关交办文件、下级报送的请示性文件的办理,根据各地各单位情况实行限时办结制。确因特殊情况不能按时办理完结的,应当在规定的回复时限内,向送文单位做出口头或书面说明。

——部门单位之间征求对文件的意见或会签文件,除主办部门另有要求的以外,协办部门一般应在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按时回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。

——要按规定时限办理紧急公文(含电报),通常要求是特提件及时办理,特急件2日内办毕,加急件4日内办毕,平急件6日内办毕。

④深入实际,加强调查研究。对于来文的处理,要从本地区、本机关的实际出发,做到因地制宜、因时制宜。

⑤在公文承办工作上实行岗位责任制,每件公文都要落实到人,根据具体的要求与指标,做到各司其职,权责相称,严格评比检查,奖惩分明,以加强承办人员的责任心,保证公文办理得及时、准确与安全。

⑥对承办工作要加强督促检查,严格实行责任追究制。


5.注办

这是由公文的承办人于公文办理完毕之后,对公文办理的结果在文件处理单上或者登记簿上作简要注明,以利于公文的日后整理与查考。如对已办复的公文,注明复文的日期与发文字号;对用其他方式办理的公文,注明承办人姓名与办理的结果、日期。


(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)



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