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(五)传阅

《公文条例》规定,“根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误”。据此,传阅包括了阅知性公文传阅和承办性公文传阅,它包括了收文的送阅、送批。传阅一般由文秘人员组织实施,应以文秘人员为传阅的中心节点。


1.传阅方式

1)顺次传阅  即按顺序传批。适用于只有一份文件且需多人阅批的公文传阅。可分为:

——正传按阅批领导人排序,由前往后依次传阅,一般多用于阅知类公文,尤其是上级来文,可按主要领导→分管领导→其他领导及需要阅知的部门或机构的顺序传阅。

——倒传按阅批领导人排序,由后往前依次传阅,一般多用于承办性公文,尤其是请示等类批办性来文,可按分管领导→其他领导→主要领导的顺序传阅。

2)直接送阅对于保密要求特别严格的公文、有时限要求的上级重要文件,可以采用专传的方式,即指定专人负责将公文在规定时间内直接送机关有关负责人阅批。

3)电子公文按照系统设置的程序传阅。


2.传阅公文注意事项

1)设立传阅文件专用卷宗,每卷的文件不宜过多。传阅时要严格交接手续,认真填写卷内所附“文件传阅单”。阅文者阅后要签注姓名和阅文时间,以明确责任。

2)组织传阅文件时,要合理安排,灵活调度。要分清阅读主次先后,一时无暇阅读的人员,可临时调后传阅,尽可能不让文件在传阅中积压。

3)要加强对传阅公文的控制,严格限制传阅范围,确保传阅安全保密,及时掌握传阅件的去向、进度、传阅周期(时间)。有时限要求的,要倒排传阅时限;该有时限要求而没有标明时限要求的,传阅时要注明。

4)要为领导阅办公文提供有效服务。对极长且比较重要的来文(包括信息简报),可先编写来文摘要置于该文前面,以为领导阅文减负。安排传阅周期时,要留足领导审批时间。

5)传阅过程中,经领导批示的阅件,应按领导批示意见及时办理,或将文件转为办件及时办理,并将办理结果向有关领导汇报。

6)若阅知性收文份数较多时,可按工作需要,分送有关领导、有关职能部门、有关人员阅知;必要时应注明“此件同时送××、××阅”,以便让有关领导了解情况,妥善处置。若收文份数较少或只有一份时,可酌情采用轮辐式传阅法、专人专送传阅法、设置阅文室阅文法等方式。

7)要建立催阅、阅退制度,及时督促检查文件特别是重要文件的传阅情况,力争以最快速度传阅完毕,并将已传阅完毕的文件收回归档。


(六)催办

催办是及时了解掌握公文的办理进展情况,对承办部门按期、优质办结公文的检查与督促。这是一项重要的办文工作,也是防止主观主义与官僚主义的有效措施,是实现公文效用的关键一环。


催办是反馈公文信息的一种形式,不仅是为了防止办文的失误与积压,而且可以在经过实践检验之后,检查、了解机关的决策是否正确,以便随时加以补充与修正。


1.催办文件范围

并非所有公文都要催办。应催办的文件主要有以下三类。

1)重要公文或领导指定必须催办的公文。

2)有明显时间要求,需按时办复、办结的紧急公文。

3)应有反馈而较长时间无执行意见反馈或处理结果回报的公文。


2.催办的种类

催办分为两个方面,一是对内催办,即针对收文,对本机关各承办部门的公文办理工作进行督促与检查;二是对外催办,即针对机关的重要发文,向接收公文的机关单位进行催询与检查,及时了解和反馈执行情况。


3.催办的方式

1)电话催办。

2)书面催办  即发催办文件通知单或函催办。

3)开会催办。

4)登门催办,或组织专人深入调查,了解办理情况,或走访承办单位负责人及承办人员。


4.催办的要求

1)建立机关单位公文催办工作的系统。即机关单位自上而下的各个管理层次都落实催办工作,对于需要催办的文件,件件落实到人,明确分工,并建立分层逐级汇报的制度,坚持有效的催办制度,及时反馈公文办理的信息。

2)明确划分需要催办的公文范围,规定具体的催办时限。即规定各种公文开始催办的时间,使催办工作落到实处。区别情况适时催办,做到紧急公文跟踪催办、重点公文重点催办、一般公文定期催办、领导交办重要公文指定专人负责催办。

3)建立催办的登记、报告制度。对需要催办的公文,常以表格或卡片形式逐件登记,并追踪记录催办检查的情况,及时分析研究并汇总上报。


(七)答复

按照《公文条例》的规定,承办件公文办理完结后,应当及时将办理结果答复来文单位,并根据需要告知相关单位。


1.答复方式

1)书面答复

——以公文形式答复,通常用函(必要时也可用答复)。

——印送批示件,确有必要时,将机关负责人在办件上的批示复印或抄清后送来文单位和相关单位。但这种答复方式一定要注意安全保密。

——制发《办文通知》。

2)口头答复

——电话答复。

——约谈答复。

通常重要事项、比较复杂的事项的办件多用书面答复,一般事项的办件多用口头答复。


2.答复要求

1)答复是保证公文效益、政令落实,克服文牍主义、形式主义、官僚主义的重要环节,必须予以高度重视。“办件必办,办件必答”,对承办件做到件件办理落实,件件办毕及时答复。

2)答复内容要实事求是,语言要简洁明确,态度要真诚得体,时间要及时高效。要认真执行“限时办复”制。

3)对重要件的答复,要征得领导同意。

4)要注意答复过程中的安全保密。


(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)



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