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《公文条例》把“公文拟制”新列为专章,足见其在公文处理过程中的重要地位和作用。公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

 

一、起草

 

即拟稿、撰稿,指起草、撰写公文文稿。它包括先前系列文章介绍的接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改誊清等环节。

 

(一)公文起草的基本要求

1.符合国家法律、法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行有关公文相衔接。

2.一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

3.内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精练。

4.文种正确,格式规范。

5.深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关地区或者部门意见,力求达成一致。

7.机关单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

8.起草规范性文件尤其是重要的规范性文件,除遵循上述要求外,还要严格执行评估论证、公开征求意见等程序。

1)要认真评估论证。全面论证行政规范性文件制发的必要性、可行性和合理性,是确保行政规范性文件合法有效的重要前提。起草行政规范性文件时,起草部门要对有关行政措施的预期效果和可能产生的影响进行评估,对该文件是否符合法律法规和国家政策、是否符合社会主义核心价值观、是否符合公平竞争审查要求等进行把关。事关社会稳定工作的,必要时要进行风险性评估。对专业性、技术性较强的行政规范性文件,要组织相关领域专家进行论证。评估论证结论要在文件起草说明中写明,作为制发文件的重要依据。

2)要广泛征求意见。除依法需要保密的外,对涉及群众切身利益或者对公民、法人和其他组织权利义务有重大影响的行政规范性文件,要向社会公开征求意见。起草部门可以通过政府网站、新闻发布会以及报刊、广播、电视等便于群众知晓的方式,公布文件草案及其说明等材料,并明确提出意见的方式和期限。对涉及群众重大利益调整的,起草部门要深入调查研究,采取座谈会、论证会、实地走访等形式充分听取各方面意见,特别是利益相关方的意见。建立意见沟通协商反馈机制,对相对集中的意见建议不予采纳的,公布时要说明理由。

 

(二)起草公文语言的要求

1.准确、规范。一般采用规范化的书面语言,用语要确切周密,符合现代汉语的语法规则,词义务求精确、单一,没有歧义,尽力杜绝产生歧解或曲解的可能性。人名、地名、数字、时间、引文要准确。引用公文应当先引标题后引发文字号。引用外文应当注明中文含义;使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。应当使用国家法定计量单位。按规定使用公文中的数字。日期应当写明具体的年、月、日。人名一般应冠以所在单位及职务;地名不要简称,地名在文中第一次出现时,一般应冠以所在省份、县份等。文内使用非规范化简称时,应当先用全称并注明简称。

 

2.简洁、精练,直述不曲。叙事一般要概括,直陈其事;说理一般要扼要,直述其理。要力戒大话、废话、套话、假话。文字要简明、精练、通畅,篇幅务求简短。要正确使用公文的惯用语。要恰当运用数字、图表,寓繁于简,变抽象为直观,更简明、清楚、生动地说明一些复杂的现象和问题。

 

3.质朴、得体。公文语言要符合作者(发文机关单位)在特定社会关系中的地位,符合语言环境的需要,符合文种的要求,考虑到受文对象的接受心理。上行文要用既尊重而又不谄媚讨好的语言,平行文要用谦虚诚恳、平等洽商的语言,下行文要用庄重严肃而诚挚不傲的语言。要把准不同文种、不同行文目的的公文的语言基调,做到得体适度,以充分发挥公文应有的作用。要掌握公文修辞的特点,既朴实平直,又力求生动,增强文章可读性。要注意与时俱进慎用一些新的词汇,但又不能随意使用尚不规范的网络语言,以确保公文语言的严肃性。

 

(三)起草文稿的文面要求

1.若采用纸质文稿起草,应书写在有规范格式的发文稿纸上,所有符号必须书写于规定的图文区内,不得将稿纸接长、裁短或加贴浮签。字迹应工整、清晰无错漏;使用规范的字体,忌用异体字、复合字和一切不规范的简化字;除非必要,一般不用繁体字。标点符号应按国家的统一规定正确使用。文稿修改处须勾画清楚,删节的字句应涂抹彻底,添改的字句应写在原字句上方空行间。添改较多时,应重新抄写。

撰写文稿尤其是需要长期保存的文件,必须注意书写材料的质量。要选用质量好的具有耐久性的发文稿纸。撰写、批注文稿时,除使用符合存档要求的圆珠笔芯外,一律要使用毛笔或钢笔,不用铅笔和一般圆珠笔,同时要按规定使用较好的墨水。

2. 若在计算机上起草公文,则应按《公文格式》的各项规定和要求,注意行文规范。


(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)



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