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一、签发

 

这是对发文进行最后审定的具有决策性的环节,即机关、单位领导人对发文稿核准发出并签署姓名与日期,从而赋予发文以法定的效力。发文稿经过签发后即成为定稿。未经领导人签发,文件不能生效。

 

公文签发是公文产生效力的最终确认,是机关单位负责人履行职责的重要体现。机关单位领导人通过签发行使决策权力,加强对机关单位制发公文数量与质量的控制,因此,领导人要在自己的职权范围内认真负责地签发公文。

 

签发需要注意以下事项。

(一)明确签发的类型。

一是正签,指按照职责权限的签发;二是代签,指授权他人代为签发,比如机关单位领导授权办公厅(室)主任代签有关文稿;三是核签,指上级机关审签下级机关单位的重要文稿,如政府机关规范性文件均应送上级审定批准;四是会签,联合行文必须由联署机关领导人共同签发;五是集体签发,重要公文和规范性文件,要经机关办公会议议定后签发;六是复签,指签发后的发文印制前后,经公文处理部门全面复核或核发检查,发现有应予改正的明显错漏或不当之处,修改后再次报请原签发人的审定重签。

 

(二)根据公文性质,分层签发。

《公文条例》规定,“公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文,由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发”“联合发文由所有联署机关的负责人会签”。

凡涉及全局工作的方针、政策性文件及规范性文件,要经有关会议(例如党委会、常委会、常务会、机关领导办公会等)讨论通过,由机关主要负责人签发。

各地区、各部门报送的上行文,要由本机关、单位的主要负责人签发(主要负责人外出时,由主持工作的负责人签发),并应将签发人姓名印在公文正本上。

以部门名义制发的公文可由部门领导人签发。以机关单位办公厅(室)的名义制发的公文,若涉及职能范围事项,由办公厅(室)主任、副主任签发;若系本机关单位的授权行文,应由分管领导签发,或者由办公厅(室)主任、副主任受权签发。

会议纪要、会议决议等会议文件由会议主持人签发。


(三)坚持“先核后签”的原则

机关单位对外行文,均应经过机关办公厅(室)审核修正后再交领导人签发。未经办公厅(室)审核径送领导签发的文稿,领导应一律拒签。发文稿一旦经过签发后若在复核时发现确有需要做实质性修改的地方,应请示签发人重新审签批准后再发文。

 

(四)要按规范要求和格式签发。

主要签批人应当在发文稿纸中的“签发”栏内,明确签署意见、姓名和完整日期;其他审批人圈阅或者签名并签注时间的,视为同意。

 

(五)规范性文件必须集体审议。

《国务院办公厅关于加强行政规范性文件制定和监督管理工作的通知》(国办发〔2018〕37号)规定,制定行政规范性文件要实行集体研究讨论制度,防止违法决策、专断决策、“拍脑袋”决策。地方各级人民政府制定的行政规范性文件要经本级政府常务会议或者全体会议审议决定,政府部门制定的行政规范性文件要经本部门办公会议审议决定。集体审议要充分发扬民主,确保参会人员充分发表意见,集体讨论情况和决定要如实记录,不同意见要如实载明。


(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)


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