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【题记】

《党政机关公文处理工作条例》虽然没有把交拟列为公文撰制的程序,但在实际工作中,交拟是办文必不可少的重要环节。笔者在长期从事机关单位公文处理工作实践和公文教学研究中,率先归纳提出了交拟工作的有关内容。上世纪90年代初一经提出“交拟”概念及阐释,即被好几位同行的公文处理学、文书学所引用。现再次刊发以供参考。

 

一、交拟及其作用

 

领导向有关人员布置拟稿任务,交代写作意图、写作要求和有关事项,这一过程就是交拟。这是起草撰制公文的第一环节,是不可缺少的重要步骤。

公文是领导意图、意志的载体,公文的主旨通常应体现机关、单位等组织领导班子的意图。撰写者要写好公文,也必须全面、透彻地了解和把握领导的意图和要求。而交拟,正是传达领导意图、要求的必要环节,是撰写公文必不可少的首要步骤。无论领导还是撰写人员,都要重视交拟。

 

二、交拟的内容

 

领导在下达起草任务特别是重要文稿的起草任务时,应向有关人员交代清楚下列内容。

 

(一)写作目的、背景

应说明起草文稿的意图、原因、目的,介绍起草文稿的背景,让有关人员明确“为什么写”,充分领会领导的意图。

 

(二)写作要点

应提出文稿的基本思想,包括主要的观点、意见、办法。有时还应介绍领导的思路和对文稿框架的大体设想等。这是让撰稿者明确“主要写什么”。

 

(三)写作要求

这包括:文稿的文种;起草方式,是个人独自撰稿,还是指定一个写作班子集体起草,这个班子哪些人参加、由谁牵头;拟稿时间,何时完成草稿、修改、定稿;撰稿程序,提纲、初稿需不需要交有关领导或有关会议讨论、审改。这些要求都要事先交代,使起草者做到心中有数,明白“该怎么写”,以便有计划地完成拟稿任务。

 

(四)写作参考材料

指起草时需要参阅的上级文件,本机关、本系统的有关文件、材料,以及其他机关资料。这些材料要尽可能为起草人员提供,使他们草拟的文稿与全局相协调,与实际相符合。

 

三、交拟的方式

 

根据不同情况、不同需要,领导可采取不同的方式交拟。

 

(一)从交拟主体即领导者的角度看

分领导个人交拟、领导班子集体交拟两种方式。机关多数文稿采用前一种方式交拟,但重要、大型的文稿,如工作报告、重要决定等,常由领导班子集体向起草者交代写作意图和要点。

 

  (二)从交拟客体即拟稿者的角度看

分直接交拟和间接交拟。机关、单位领导采取个别谈话或者会议交代的方式,面对面地向拟稿者布置起草任务,这是直接交拟。由秘书部门、业务科室负责人向起草者转达机关领导下达的起草任务,这是间接交拟。规模较大的机关单位,常采用间接交拟。重要文稿的撰制多采用直接交拟。

 

  (三)从交拟形式看

分口头交拟和书面交拟。领导者采取个别交谈或者会议形式向起草者说明起草任务,这是口头交拟。领导者通过在文件处理单上签注批办意见、对有关问题批示办文意见等方式布置起草任务,这是书面交拟。发文办理例行公事、处理一般事项,多采用书面交拟方式。

 

(四)从交拟程序看

分一次性交拟和多次性交拟。由领导将文稿的写作目的、写作要求和写作要点等向起草者一次交代清楚,这就是一次性交拟。起草重要文稿时,领导常直接主持起草工作,反复向起草者交代写作意图、要点、内容,阐明一些重要的观点,调整文稿的思路,这就是多次性交拟。如起草《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若干历史问题的决议》时,邓小平等中央领导同志就多次向有关人员阐明一些重要观点,反复交代写作思路。这对保证文件的质量,起了重要作用。

 

(五)从交拟内容看

分简要交拟和详细交拟。一般性文稿,可简要交代写作任务。重要文稿,则应详细交代写作意图和要点,使起草者能透彻领会、把握领导意图,写出符合领导要求的文稿。

   

 四、交拟注意事项

 

(一)各级领导要高度重视交拟

交拟是保证文稿质量的首要环节,各级领导在指挥机关办文工作时,对此应予以高度重视。正如《中共中央关于各级领导干部要亲自动手起草重要文件,不要一切由秘书代劳的指示》中所强调的,“领导干部必须亲自动手准备自己的重要讲话、报告,亲自指导、主持自己领导范围的重要文件的起草,否则他对自己所领导的主要工作就不能担负政治责任”,“领导机关的重要文件,一律由领导者(或指定一位负责同志;或由若干人合作,一人负主责)亲自动手,亲自指导、主持起草工作。所谓亲自动手,主要是指领导者必须开动脑筋,提出文件的基本思想,包括主要的观点、意见、办法”。交拟工作,正是领导亲自动手、亲自指导、主持文稿起草工作的重要方式。

   

 (二)交拟内容要明确

领导者要明确、清楚地向有关人员说明交拟的有关内容,不可含糊不清,不可笼统苟简,更不可模棱两可,以便使起草者有所遵循,在文稿中充分体现出领导意图。领导班子需要集体交拟时,应事先对文稿的基本思想、主要观点和内容取得共识,切不可各执一端、各说不一,使起草者无所适从。

 

(三)要给起草者创造必要条件

领导向有关人员交代写作任务时,既要给任务,又要给条件。为了让起草者更透彻地领会领导意图,全面把握上级精神,充分了解下面的实际情况,应让起草者有条件阅读上级有关文件、资料,列席有关会议甚至领导层的有关会议,有机会深入实际调查研究,有时间做好文稿起草的准备、构思和撰写等工作。

 

(四)要注意对交拟内容的反馈意见

一般说来,领导的政策水平、理论水平比较高,对情况的了解比较全面,考虑问题比较周到。正因为如此,代机关立言的文稿应由他们出主意、定基调、审批把关。但起草者接受交拟任务后,在起草过程中,认真学习文件资料,深入实际调查研究,吃透两头,也会常常有些具有真知灼见的意见。为了提高文稿的质量,保证文稿的有效性、针对性和可行性,领导在主持重要文稿的起草,尤其是涉及一些新政策、新的决策方案出台时,应多听听起草人员和各方面人员对交拟内容的反馈意见,吸收他们正确的意见,不断充实、完善甚至校正交拟内容。这样,上下合作,双向交流,集思广益,更能提高交拟的质量,进而提高文稿的写作质量。

 

例如起草《中共中央关于全面深化改革的决定》(以下简称《决定》)时,文件起草组由习近平总书记亲自担任组长,他要求《决定》“不十全大补、不面面俱到”,坚持“三不写”:一般性的举措不写、重复性的举措不写、纯属发展性的举措不写。习近平总书记对文件起草组上报的每一稿都认真审阅,逐条、逐句、逐字,提出许多重要修改意见,倾注了大量心血。中共中央政治局常委会其他同志也十分关心《决定》稿起草工作,分赴全国各地开展调查研究,多次作出重要指示,对《决定》稿起草提出了重要意见。习近平总书记先后3次主持中共中央政治局常委会会议、两次主持中共中央政治局会议、多次主持文件起草组全体会议,研究起草工作,讨论审议《决定》稿。整个交拟、撰稿过程,堪称领导重视交拟和办文的典范。

 

(参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)

 


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