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公文处理程序的发文办理程序主要包括复核、登记、印制和核发。

 

一、复核

 

《公文条例》规定,“已经发文机关负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需做实质性修改的,应当报原签批人复审”。

复核的重点是:

(1)是否经过本机关单位办公厅(室)审核。

(2)审批签发手续是否完备。看审批权限是否准确,应审批签发的机关单位负责人有无遗漏。

(3)内容、文种、格式是否准确、规范,是否符合《公文条例》的要求。

(4)文稿是否完备,附件是否齐全。

对不符合要求的应退交起草部门补充或修正。经复核需要对文稿作实质性修改时,待修改、重审后,应交原签发人复审重新签发。

 

二、登记

 

《公文条例》规定,“对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载”。登记的其他要求与收文登记要求同。

 

三、印制

 

《公文条例》规定,“公文印制必须确保质量和时效”。发文印制程序包括了印刷、校对、用印等环节。

 

(一)印刷

即公文的制作,指以签发的定稿为依据,经过印刷等方式,制成正式文件的过程。为了保证公文的印制质量,在缮印过程中必须抓好以下几点。

1.在印制过程中,要对每道工序建立岗位责任制,设专人检查把关,并且要求实署姓名、日期,以示负责。

2.确保时效。尤其是对于标注特急或要求限时发出的公文,要严格按照时限印制完毕,不得压误。

3.确保安全保密。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制,即在具有国家秘密载体印制资质的印刷单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。

4.在印制过程中,还要加强校对工作。

 

(二)校对

这是以经过领导签发的定稿作为基准,对错印的正本或校样从文字、标点符号、图表、标记、格式到编排技术等各个方面的全面核对检查,目的是消灭与定稿不符的各方面的错误,提高公文质量。

公文校对工作要求:

1.校正、补充一切与定稿不符的文字、标点符号、图表、格式等错漏。

2.解决统行、倒版、缩面等排版方面的问题和正文、注码与注文之间衔接以及页码编排问题。

3.进一步审核定稿中的疏漏,发现问题及时提交有关领导人或撰稿人处理。

公文校对方法有对校法、折校法、读校法。

校对需要使用标准校对符号。(参见中华人民共和国国家标准《校对符号及其用法》。)

对于重要的或者大量印制的公文,应实施三校或四校,最后通校,以确保公文的正本不出差错。

 

(三)用印

机关、单位印章是机关、单位法定职权的凭证和法定权力的象征。印好的文件盖上发文机关印章,即可生效,也就完成了公文的撰制工作。

印章要专人管理、妥善保管,印章要按机关单位规定使用、登记备案。

在文件上盖印要清晰、端正,不要误盖、漏盖。

 

四、核发

 

《公文条例》规定,“公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发”。据此,核发包括了对印制好的成品公文质量的检查和对公文的分发、传递三个环节。

 

(一)质量检查 

对于缮印完毕的公文,套红件在分发前、盖印件在盖印前,还要做最后的质量检查。要检查正文文字有无错漏,公文份数是否准确,正件、附件的张页有无缺损,页码排序是否正确,印刷质量是否符合要求,文面形式是否清晰、美观,原稿是否齐全。要确保发出的公文文字正确无误,格式合乎规范,文面准确美观,装订不错不漏。

 

(二)分发 

这是在公文撰制好检查完毕后,按规定将公文分配、发送的环节。分发应按如下程序办理。

1.清点撰制好的文件。其份数应与事先规定的印刷份数吻合;若系秘密文件,首页左上角的份数序号应连续,不跳号、重号、错号;其生效标志应完备、正确,发文机关印章无漏盖情况。

2.拟定发文方案。要根据文件的内容需要和领导意图、发送方向、秘密等级,确定发文范围,并按此拟定发文清单。一般是普发性文件填入事先印制好的发文登记表上,按相对固定的分发模式发文;专发性文件则按文件上所列的主、抄送单位分发。

3.填写发文通知单。逐项填明发往单位、发出日期、发文字号、发文份数,留下签收栏目,以做发文凭据,供存查。

4.封装文件。将文件对照发文通知单所列各项核对无误后,即可装入写好(或印好)收文单位名称及邮政编码的信封或文件包。为方便交接传递,可在信封左下角编注流水号;若系秘密文件,应在信封左上角标注密级印章。信封不宜用订书钉封口,一般要用胶水、糨糊封口;秘密文件还应在封口处贴密封条,加盖密封章。当天发往同一单位的几种文件可装入同一信封,但急件、密件与一般件必须分别封装,以便区别处理。对单位内各部门发文,则不必封装,可直接签收交接。

 

(三)传递 

又称递送,即通过一定的传递方式和传递渠道,将公文及时、准确、安全地送到收文单位。

1.传递的方式

1)直达式  不需要中间环节,直接将公文递送到受文单位。

2)中转式  将文件通过一级或几级机关发到受文单位。

3)交换式  各机关、单位在固定的时间到公文交换站交换公文。

2.传递的渠道

1)普通邮政递送  用于传递不涉密的一般文件。有平信、航空、挂号、快件和特快专递等几类形式。

2)机要邮政速送  这是邮政部门专为机关单位发送秘密文件而设置的邮递渠道。这类邮件由专人监护押送。发往外地的密件大都采用这种方式。

3)机要交通递送  这是为省以上党政领导机关之间传递重要秘密文件专设的传递渠道,由专设的机要交通机构负责办理。

4)电信递送  这主要是用有保密设施的计算机联网递送文件或传真机传送文件。

5)城市机要文件交换站  负责本机关与其他同城机关之间机密级以下公文的传递。

3.传递公文的要求

1)传递公文要做到及时、准确、保密。涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递,通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

机要交通(通信)人员在传递秘密文件时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。

绝密文件不得通过机要文件交换站中转,而必须通过核心密码通道运转,或者按规定使用专用信封实行两人护送制发送。

利用计算机、传真系统传送秘密文件时,必须采用加密装置;绝密级公文一般不得利用计算机、传真机传输。传输涉密公文时,应当在密码通信机房或者符合安全保密要求的场所进行。绝密级公文传输后应当立即从密码通信系统中删除,机密级以下涉密公文传输后应当及时删除。

2)交接手续要清楚,要请收件人盖章签收,以明确岗位责任,避免失误。为掌握公文送达情况,发文机关可定期(按月或按季)向受文单位核对应送达文件是否全部送达。必要时,有的公文还要催办、查办。


 (参见《现代公文写作与处理最新规范·观念· 技巧》)

 

(作者:中共四川省委党校(行政学院)  叶黔达、柯世华)



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